Lettre de rejet : les informations à exiger, et comment s’en servir

Le courrier arrive deux mois après le dépôt et tient en quatre lignes. Votre offre n’a pas été retenue, le marché est attribué à une autre entreprise, veuillez agréer. On le lit debout, on range le dossier, et on passe au suivant.

C’est dommage, parce que ce courrier est la seule occasion de l’année où un acheteur public vous dit, par écrit, où votre offre s’est située face aux autres. Il vous doit des informations que la plupart des entreprises ne réclament jamais, et ces informations valent plus que le marché perdu.

Ce que la lettre doit déjà contenir

En procédure formalisée, l’acheteur ne peut pas se contenter de vous annoncer le refus. Sa notification porte les motifs du rejet, le nom de l’entreprise retenue, les raisons de ce choix, et la date à partir de laquelle il pourra signer le marché.

En procédure adaptée, ces marchés que les acheteurs passent au quotidien pour des travaux courants, l’obligation est plus légère. Le courrier se limite souvent au refus lui-même. C’est là qu’il faut écrire, et c’est là que presque personne ne le fait.

Les notes de l’attributaire, sur simple demande écrite

Une demande écrite oblige l’acheteur à vous communiquer les caractéristiques et les avantages de l’offre retenue, ainsi que le nom de son titulaire. Il a quinze jours pour répondre à compter de la réception de votre demande.

Ce que la pratique administrative considère comme suffisant pour motiver un rejet est précisément ce qui vous intéresse : vos notes critère par critère, votre classement, et les notes de l’entreprise retenue. Autrement dit, le tableau de la commission.

Ce que l’acheteur peut légitimement vous refuser

Il ne vous communiquera pas le mémoire technique de votre concurrent, son bordereau de prix détaillé ni ses méthodes. Ces éléments relèvent du secret des affaires, et cette limite protège aussi votre propre offre quand c’est vous qui gagnez.

Vous aurez les notes et les motifs, et ça suffit pour travailler : un écart de points sur la valeur technique vous dit où chercher, même sans lire la copie du voisin.

Le délai pendant lequel le marché n’est pas encore signé

En procédure formalisée, l’acheteur laisse passer onze jours après un envoi par voie électronique, seize jours s’il a notifié par courrier, avant de pouvoir signer. Ce délai existe pour qu’un candidat évincé puisse saisir le juge avant que le contrat ne soit conclu. Passé la signature, les recours changent de nature et deviennent bien plus lourds.

Dans l’immense majorité des cas, un artisan n’ira pas au contentieux, et ce n’est pas ce qu’on conseille. Mais savoir que ce délai court explique pourquoi une réponse rapide de l’acheteur vous arrive parfois le lendemain : il a intérêt à purger la période.

Ce qu’on fait des notes, une fois qu’on les a

Un tableau de notation se lit en deux temps. D’abord l’écart total, qui vous dit si vous étiez dans le match ou hors sujet. Ensuite la répartition de cet écart entre les critères, qui vous dit quoi corriger.

Trois situations reviennent, et elles n’appellent pas le même travail.

• L’écart est sur le prix seul, et il est faible. Vous étiez au bon endroit. Regardez si votre chiffrage portait des postes que le dossier ne demandait pas, ou une marge de sécurité que la lecture du cahier des charges rendait inutile. Notre outil sur les prix des marchés publics montre à quels montants partent les chantiers de votre corps d’état.
• L’écart est sur la valeur technique. C’est le cas le plus fréquent chez ceux qui répondent depuis peu, et c’est le plus réparable : le mémoire technique se réécrit, alors que les prix, eux, sont ce qu’ils sont. Un document qui décrit l’entreprise plutôt que le chantier perd des points sans que rien ne le signale.
• L’écart est énorme sur tous les critères. Le marché n’était pas pour vous, et le vrai sujet est en amont, au moment de décider si le dossier valait la préparation. Nos sept questions avant de répondre servent exactement à ça.

Gardez ces tableaux. Au bout de trois ou quatre consultations chez les mêmes acheteurs, ils dessinent une pondération réelle, souvent plus parlante que celle annoncée dans le règlement de consultation.

Le même acheteur repasse commande

Une collectivité qui refait ses sols et revêtements dans une école cette année refera ceux d’une crèche l’an prochain, et changera ses menuiseries l’année suivante. Les acheteurs publics reviennent, avec les mêmes services techniques et souvent la même grille.

Une offre rejetée chez un acheteur que vous recroiserez vaut donc un apprentissage, à condition d’avoir demandé les notes pendant qu’elles existaient encore dans un dossier ouvert.

Les limites, qu’il faut connaître

• Une réponse tardive ou vague arrive. Certains services répondent en trois lignes sans tableau. On relance une fois, en citant la demande initiale et sa date. Au delà, ça n’en vaut plus le temps.
• Les notes expliquent un marché déjà jugé. Les critères changent d’un marché à l’autre, et une pondération lue une fois ne se reconduit pas d’office devant la commission suivante.
• Le contentieux est un autre métier. Contester une attribution suppose un avocat et des délais courts. Demander ses motifs, non : c’est une simple demande écrite, et elle n’engage à rien.